見積もりと実際の作業時間、どこが違った？次の案件に役立つ振り返りの残し方

仕事が終わったとき、「思ったより時間がかかった」と感じることがあります。

そこで役立つのが、作業を始める前の見込みと、実際にかかった時間を比べる簡単なメモです。うまくいかなかったところを責めるためではなく、次の見積もりで何を確認すればよいかを知るために使います。

見積もり時の「前提」を残す

時間だけを書いても、なぜその見積もりになったかは後から分かりません。最初に考えた条件も一緒に残します。

• 作るページや機能の範囲
• 写真や文章は誰が用意する予定だったか
• 確認や修正を、どのように進める予定だったか
• 制作、連絡、確認にどれくらい時間を見込んだか
• 未確定だったことは何か

お客様や協力者と合意した条件を、後で確認できる形にしておくことも大切です。業務委託には、書面などでの取引条件の明示が必要になる場合があります。［参考1］

架空の時間記録を比べてみる

次は、練習用の架空の例です。僕の実際の案件や一般的な所要時間を示すものではありません。

作業／当初の見込み／実際にかかった時間

• 内容の確認：1時間／1.5時間
• ページの制作：2時間／2.5時間
• 変更の対応：1時間／2時間
• 表示の確認：1時間／1時間

合計：5時間の見込み／実際は7時間

差は2時間です。ただし、この数字だけでは原因は分かりません。「確認が多かった」「依頼内容が変わった」「操作を調べる時間が必要だった」など、実際に何が起きたかを分けて見ます。

時間が増えた理由を、決めつけずに整理する

たとえば、変更対応が予定より1時間増えた場合。

1. 何を変更したかを確認する。
2. 当初の範囲に含まれていたかを見る。
3. 追加の希望だった場合、途中で条件をどう確認したかを振り返る。
4. 自分の確認漏れだった場合、次回どう確認するかを考える。

依頼した人が悪い、自分の能力が足りない、とすぐに結論を出す必要はありません。事実が分からないことは「未確認」として残します。

次の見積もりで変えることを一つ決める

上の架空例なら、次のような改善を考えられます。

「修正の対象と、追加作業の相談方法を先に説明する」

いきなりすべてを変えなくても大丈夫です。一つの記録から一つの改善を選び、次の仕事で確かめてみましょう。

金額の振り返りでは、費用も分ける

受注額から、制作を依頼した費用、仕事募集サイトの手数料、必要なツール代などを分けて記録します。税金や各費用の扱いは個別に異なるため、必要に応じて専門家や公式資料を確認してください。

お客様の秘密や個人情報を、許可なく第三者やAIツールに入力しないことも大切です。振り返りを共有する際は、契約とプラットフォームの条件を確認し、必要な範囲に絞ります。

無料ガイドでは、受注前の確認や費用の考え方を順番にお伝えします。