制作を頼むとき、ログイン情報はどう渡す？必要な権限と返却までの整理

制作を協力者に頼むとき、「サイトの管理画面に入るには、パスワードを送ればいいの？」と迷うことがあります。

最初に確認したいのは、誰が、どの作業のために、どこまで使う必要があるかです。できる場合は、普段使っている管理者アカウントを共有せず、作業者ごとに必要な権限を設定します。権限とは、その人が見たり変更したりできる範囲のことです。

渡す前に、誰が何をするか整理する

たとえば、架空の飲食店のサイトで「営業時間だけを直してほしい」という依頼を考えてみましょう。

この場合に必要なのは、営業時間が載っているページを編集できることです。顧客一覧や決済設定、全員のアカウント管理まで見られる必要があるとは限りません。

最初に、以下を文章で確認します。

• 作業する人と、担当する範囲
• 触る可能性のある画面やデータ
• 作業予定期間
• 作業後、誰が権限を外すか
• 変更前の保存と、確認の方法

外部の協力者が関わる場合は、お客様に担当範囲を説明し、契約や仕事募集サイトの規約で、再委託や必要な情報共有が可能かを確認してください。

できるだけ、作業者ごとの権限を用意する

サービスに作業者を招待する機能があれば、その機能を使い、必要な範囲だけの権限を与える方法があります。利用者ごとに分ければ、作業が終わったとき、誰の権限を外すかも明確になります。

ID・パスワード、認証コード、秘密鍵などを、普通のメッセージにまとめて貼り付けるのは避けます。認証コードを他人に教えずに済む招待方法や、サービスが推奨する安全な共有方法を確認してください。

作業後は、権限と情報の扱いを整理する

作業が終わったら、次の確認をします。

1. 完了した作業と、変更した場所を記録する。
2. 必要な動作を、お客様と決めた範囲で確認する。
3. 不要になった作業者の権限を、管理者が外す。
4. 預かった情報や一時的に作った資料を、合意した方法で返却・削除する。
5. 後から連絡が必要な点を、お客様へ伝える。

共有した認証情報の変更が必要かは、利用した方法と、そのサービスの案内に沿って判断します。大切な情報を削除する前には、持ち主と保存・返却の条件を確認しましょう。

安全を保ちながら、必要な作業だけを進める

情報の扱いが不明なままでは、必要な作業そのものを安全に進められません。分からない場合は、権限や共有方法を詳しい人に確認してから進めることも、誠実な対応です。

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